Perusahaan yang baik harus merumuskan informasi pekerjaan yang jelas bagi setiap karyawannya. Informasi pekerjaan yang penting adalah job description dan job specification. Berikut ini kita akan membahas job description dan job specification.
- Job description
Dalam job description ini merupakan daftar dari TDR: Tasks, Duties, dan Responsibilities.
Pada job description ini perlu informasi terinci mengenai apa yang menjadi tugas, kewajiban dan tanggung jawab pada setiap karyawan. Perincian job description ini penting dalam menilai job performance. Di lain pihak job description juga tidak boleh terlalu sempit supaya karyawan tidak dengan mudah mengelak dan berkata ‘itu bukan tugas saya’.
TDR atau Tasks, Duties, dan Responsibilities merupakan hal-hal yang dengan jelas dapat diamati dan dievaluasi.
- Job specification
Dalam job specification ini berisi mengenai KSAO (Knowledge, Skills, Abilities dan Other) yang dibutuhkan dalam menjalankan job atau pekerjaan ini.
Knowledge merupakan pengetahuan atau pengertian konseptual yang harus dimiliki karyawan dalam mengerjakan pekerjaan ini.
Skill merupakan keahlian atau ketrampilan yang harus dimiliki dalam mengerjakan pekerjaan atao job ini.
Abilities merupakan ketekunan yang harus dipunyai oleh karyawan dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan ini.
KSAO Knowledge, Skills, Abilities dan Other merupakan hal-hal yang tidak mudah untuk diamati dan dievaluasi.
Dalam melakukan analisa pekerjaan untuk menentukan job description dan job specification ini, kita perlu mencari informasi kepada orang-orang yang biasa melakukan pekerjaan tersebut. Secara praktis kita dapat menanyakan hal-hal ini ke karyawan yang memiliki job title sama dengan pekerjaan yang akan dianalisa. Tentu saja ada kemungkinan perbedaan jawaban dari setiap karyawan yang kita tanya, oleh sebab itu kita juga perlu menanyakan kepada atasan karyawan tersebut dalam rangka melakukan analisa pekerjaan.
Ketika kita menumpulkan informasi pekerjaan dari karyawan yang sedang bertugas pada pekerjaan itu, kita mungkin akan mendapatkan informasi yang detail terlebih lagi mengenai lama pekerjaan yang dilakukan. Ketika kita mengumpulkan informasi kepada atasan, kita akan mendapatkan informasi tambahan yaitu arti penting pekerjaan itu pada seluruh kegiatan perusahaan.
Sumber lain dalam kita mengumpulkan analisa pekerjaan adalah pelanggan. Tentu saja tidak semua pekerjaan kita memerlukan informasi dari pelanggan. Ada pekerjaan-pekerjaan tertentu yang pelanggan perlu diajak berbicara misalnya pekerjaan yang terkait layanan pelanggan.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
