Perpindahan mail server harus dilakukan secara cermat supaya email yang hilang bisa diminimalisasi. Sebelum kita melakukan perpindahan, kita harus mengerti karakteristik dari mail server asal dan mail server tujuan. Hal lain adalah kebiasaan pemakaian email dari client yang bersangkutan.
Secara teknis ada 3 fase saat perpindahan email:
- Keadaan sebelum setting perpindahan email diubah
Dalam keadaan ini, semua email akan masuk ke server lama.
Pemakai email akan diberi setting tertentu untuk mengambil email yang ada di server lama.
Misal setting pop3nya: mail.namadomain - Keadaan setelah setting perpindahan email diberlakukan
Dalam keadaan ini email bisa ke mail server lama dan juga mail server baru, hal ini disebabkan mail-mail server di seluruh dunia tidak langsung mengupdate setting baru ini. Mail server di seluruh dunia akan mengupdate settingnya dalam kurun waktu maksimum 2 x 24 jam. Fase inilah yang harus diantisipasi.
Untuk solusi ini biasanya dipakai waktu yang kira-kira aktivitas emailnya sedikit, misalnya hari sabtu dan minggu. - Dua hari setelah setting perpindahan email diberlakukan
Untuk fase ini, pemakai email diberi kesempatan untuk mendownload email lama(masih memakai setting mail.namadomain) kemudian setting diubah untuk mengambil email server di server baru (misal mail1.namadomain).
Mengenai setting yang diberikan ke user bisa dilakukan secara manual maupun otomatis.
Secara manual dilakukan dengan cara memberikan setting yang berbeda antara fase 1 dan fase3. Cara ini adalah cara yang paling baik.
Bisa juga kita memberikan setting yang sama antara fase 1 dan fase 3 dengan cara memberikan setting yang sama tetapi diberi IP Address yang berbeda. Misal setting yang sama adalah pop3.namadomain. Sebelum perpindahan pop3.namadomain diberi IP Address yang lama, setelah perpindahan pop3.namadomain diberi IP yang baru. Untuk hal ini, harus dibuat jadwal spt berikut :
a. Perpindahan record MX dilakukan Sabtu dini hari pukul 00.00
b. Maka hari sabtu dan minggu, pengiriman akan masuk ke mail server lama dan mail server baru
c. Hari senin email akan masuk ke mail server baru, tetapi pop3.namadomain masih berisi mail server lama untuk memberikan kesempatan user mendownload email yang masih masuk di server lama
d. Hari selasa, pop3.namadomain diberi IP dari mail server baru supaya pemakai email memakai mail server yang baru.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
