Email merupakan media komunikasi yang berkembang pesat seiring berkembangnya teknologi informasi. Dengan perkembangan ini kita dapat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan rekan bisnis kita. Dalam berbicara secara langsung kita mempunyai etika, begitu juga dalam menggunakan email kita mempunyai etika saat mengirim email.
Etika dalam mengirim email adalah
- Penerima
Pastikan penerima adalah pihak yang paling berkepentingan. Pastikan kita menulis email dengan benar. Ada baiknya kita menggunakan Address Book supaya tidak salah menulis email. - Cc atau Carbon Copy
Pastikan CC berisi pihak-pihak yang perlu mengetahui informasi email yang akan kita kirim. Pastikan juga email yang dicantumkan di sini dituliskan secara cepat, kalau perlu silahkan menggunakan address book supaya tidak salah menulis email - Subject atau judul
Pada subject silahkan mengisi dengan judul dengan panjang yang tidak terlalu penjang tetapi juga jangan terlalu pendek.
Hindari judul hanya ‘Re’, hindari juga judul yang selalu diulang-ulang misalnya ‘Re Re Re’ - Sapaan
Berikan sapaan pada awal pesan. Sapaan bisa resmi misalnya ‘Yth Customer Care’, atau sebutkan namanya misalnya ‘Bp Andi’.
Sapaan ini merupakan satu tanda itikad baik dari pengiriman email. - Bahasa
Gunakan bahasa yang sopan dan bisa dipahami dengan baik. Jangan menggunakan singkatan-singkatan. Gunakan kalimat yang teratur dan tidak multi tafsir. Gunakan tanda baca dengan baik.
Jangan menggunakan huruf besar kecuali awal kalimat. Jangan mengulang-ulang tanda baca misalnya ‘????’ . - Footer
Pada bagian footer cantumkan nama anda. Footer ini merupakan identitas kita. Cantumkan juga nama perusahaan, no telepon perusahaan dan web perusahaan. Dalam beberapa program email, kita dapat menambahkan secara otomatis footer ini dengan setting pada signature. - Lampiran
Perhatikan ukuran lampiran yang akan dilampirkan. Jika lampiran berbentuk foto, silahkan melakukan resize sehingga ukuran file tidak besar namun dapat dibaca dengan baik. Ada baiknya file yang kita attach ke suatu website, kemudian linknya kita cantumkan pada email tersebut. Ukuran lampiran akan mempengaruhi ukuran email. Email dengan lampiran file dengan ukuran besar akan membuat penerima akan menerima email dengan lambat, kalau email terlalu besar maka penerima akan tersendat dalam menerima email. - Tanggal
Perhatikan setting tanggal pada komputer anda. Pastikan tanggal dan jam diisi dengan tepat. Kesalahan setting tanggal akan menyebabkan pesan anda sulit ditemukan penerima email
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
Etika mengirim email
