Tentu saja kita setuju bahwa perusahaan harus menjaga agar aset perusahaan aman. Perusahaan memiliki aset yang memang digunakan dalam operasional perusahaan. Aset paling cair adalah uang kas, diikuti dengan piutang pelanggan, kemudian inventory dan seterusnya. Pada sistem informasi akuntansi ini kita melihat bahwa aset adalah bagian penting bagi perusahaan, dan ada lagi yang juga sangat penting yaitu catatan mengenai aset tersebut dan juga dokumen yang menyertainya.
Dalam sistem informasi akuntansi ini kita harus merancang dokumen untuk otorisasi dari suatu transaksi yang melibatkan suatu aset. Dokumen ini bisa berbentuk cetak atau dokumen elektronik. Dokumen ini akan mendampingi pada suatu catatan transaksi yang terjadi. Tentu saja sistem informasi akuntansi kita harus juga menyimpan dengan baik transaksi yang baru saja terjadi ini.
Berkaitan dengan dokumen untuk otorisasi transaksi ini kita harus merancang semudah mungkin digunakan sehingga operasional tidak terganggu karena kesulitan memahami dokumen ini. Kita harus memastikan bahwa penggunaan dokumen ini mudah dipahami sehingga tidak ada salah pengertian. Tentu saja dengan membuat dokumen yang mudah dipahami ini akan mengurangi human error atau mengurangi kesalahan manusia.
Jika ada transaksi pemindahan aset misalnya pengisian kas kecil, pemindahan barang dan lain-lain pastikan ada informasi yang jelas antara siapa yang meyiapkan transaski, siapa yang melakukan approval dan siapa yang menyatakan menerima aset yang dipindahkan ini. Informasi-informasi ini penting supaya karyawan benar-benar bertanggung jawab terhadap aset-aset yang menjadi tanggung jawabnya.
Dokumen yang kita buat secara manual atau elektronik ini harus ada penomoran yang teratur dan otomatis. Dengan demikian jika ada dokumen yang hilang akan ketahuan karena ada nomor yang lompat. Penomoran secara otomatis akan lebih mudah karena tinggal menggunakan program ERP atau program sistem informasi akuntansi.
Dengan dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang menyertai transaksi ini memungkinkan kita pada kemudian hari melakukan audit trail terhadap suatu transaksi.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
