Untuk menjaga kerahasiaan keunggulan kompetitif perusahaan, perusahaan yang memiliki manajemen yang baik akan memberikan training atau pelatihan mengenai penyampaian informasi seluk beluk perusahaan. Perusahaan perlu memberikan pelatihan kepada karyawan bagaimana melindungi informasi saat berada di luar perusahaan maupun juga saat berada dalam perusahaan.
Sebelum mendatangi pameran dagang atau seminar, setiap karyawan perlu dibekali apa yang tidak boleh disampaikan dan apa saja yang boleh disampaikan selama pameran atau seminar berlangsung. Pada pameran atau seminar karyawan pasti memiliki kesempatan berinteraksi dengan karyawan-karyawan dari perusahaan lain. Seperti halnya teknik komunikasi secara umum, pada perkenalan pasti akan menanyakan perusahaan, kemudian menanyakan produk perusahaan, fitur produk dan sebagainya. Di sini karyawan perlu dilatih untuk memberikan informasi yang menunjukkan kesan unggul produk dan perlu dilatih untuk tidak memberikan kekurangan dari produk tersebut.
Saat bekerja di dalam lingkungan perusahaan, karyawan juga harus diberi pelatihan terutama mengenai penggunaan komputer. Di sini karyawan tidak boleh menyampaikan informasi password yang digunakan kepada rekan kerja yang lain. Karyawan juga harus diberi pelatihan supaya komputer yang digunakan akan memunculkan informasi login jika tidak digunakan lebih dari 10 menit. Tujuannya supaya tidak ada karyawan lain yang mengintip informasi di mana dia tidak berhak memiliki informasi tersebut.
Mengenai penggunaan email, karyawan harus dilatih untuk melihat mana email yang benar-benar penting, mana email yang tidak penting, mana email yang bersifat menipu dan sebagaiunya. Karyawan juga harus dilatih untuk tidak menggunakan reply all yang berpotensi menimbulkan kebocoran informasi.
Berkaitan dengan dokumen yang tercetak, karyawan harus menyimpan pada tempat yang aman misalnya dalam lemari atau rak yang terkunci. Jika menggunakan print server, pastikan tidak ada image atau informasi yang tertinggal di dalam komputer yang digunakan sebagai print server.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
