Sistem pengendalian internal yang baik dalam mencegah fraud atau mencegah kecurangan dalam perusahaan adalah memastikan bahwa setiap transaksi harus melibatkan 2 atau lebih karyawan. Dengan demikian maka tidak ada seorang karyawan pun yang dapat sendirian saja melakukan suatu transaksi dari awal hingga akhir.
Secara konsep pemisahan tugas dalam hal transaksi akuntansi adalah pemisahan tugas untuk
- Otorisasi transaksi
Pada setiap transaksi harus ada karyawan yang menyiapkan detail transaksi. Kemudian atasan karyawan tersebut melakukan approve supaya transaksi dapat dilakukan. Sebagai contoh ada karyawan yang menyiapkan dokumen untuk pengajuan pembayaran ke vendor, kemudian manager purchasing melakukan approve untuk pengajuan pembayaran ke vendor ini.
- Melakukan pemeliharan catatan transaksi akuntansi
Bagian pembukuan akuntansi yang menangani jurnal-jurnal manual tidak boleh memegang fungsi penjagaan aset perusahaan.
Jika seorang karyawan melakukan penjagaan aset perusahaan sekaligus bisa membuat jurnal manual, maka bisa dibayangkan dia bisa mencuri aset perusahaan dan menyembunyikan pencurian ini dengan membuat jurnal manual menutupi kecurangan yang dia lakukan.
- Penjagaan aset perusahaan
Bagian bendahara tentu hanya dapat mengeluarkan uang kepada pihak lain setelah menerima perintah bayar dari bagian yang lain. Bendahara ini tentu saja tidak boleh membuat perintah bayar dan membayar sendiri karena ini sangat berbahaya karena dapat menyebabkan uang perusahaan lari ke rekening pribadinya
Pada contoh di atas adalah pemisahan tugas dalam hal kas keluar yaitu pembayaran kepada vendor. Di sini adaq karyawan yang menyiapkan dokumen, ada atasan yang menyetujui pembayaran dan ada bendahara yang melakukan pembayaran kepada vendor. Dengan demikian setiap transaksi pembayaran ke vendor ini diawasi oleh tiga orang mulai dari staf, manajer hingga bendahara.
Pada kas masuk juga perlu dilakukan pemisahan tugas. Di sini ada petugas penagihan yang terus melakukan penagihan karyawan dan ada juga petugas yang memantau kas perusahaan dan ada juga petugas yang memposting pembayaran pelanggan kepada akun piutang pelanggan. Jika bagian penagihan, bendahara dan pencatatan piutung dikerjakan satu orang bisa dibayangkan kalau ada pelanggan yang membayar langsung ke karyawan tersebut dan tidak menyetorkan ke perusahaan maka perusahaan akan kehilangan banyak uang kas dan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan.
Jadi secara konsep tidak boleh ada seorang karyawan perusahaan yang dapat menjalankan dua hal tersebut dalam melaksanakan sebuah transaksi.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
