Kita mungkin pernah mendengar istilah garbage ini garbage out yang artinya masuk sampah keluar sampah. Hal yang terjadi pada SIA (sistem informasi perusahaan) . Jika kita memasukkan data transaksi yang sampah maka keluaran yang berupa laporan juga merupakan sampah juga. Data sampah ini merupakan data yang salah, data yang tidak sah dan juga data yang tidak akurat.
Salah satu masukan atau input dari sistem informasi akuntansi adalah dokumen sumber. Dokumen sumber ini dapat merupakan form order penjualan, tagihan dari vendor, form advance expense dan lain sebagainya. Kita harus merancang agar dokumen-dokumen sumber ini berisi dengan data yang akurat dan tentu saja diinput secara akurat.
Untuk membuat dokumen akurat maka dokumen sumber perlu diberi nomor yang urut sebelum digunakan. Dengan demikian maka jika ada dokumen yang hilang maka akan ketahuan. Setelah dokumen sumber ini diisi dengan data-data yang benar, maka tentu akan dimasukkan ke aplikasi sistem informasi akuntansi. Pada saat dimasukkan ke dalam aplikasi sistem informasi akuntansi maka program harus dirancang agar dokumen sumber tidak dapat diinput dua kali, sebagai contoh tagihan dari vendor dengan nomor invoice yang sama tidak dapat diinput dua kali.
Mengenai turnaroud dokumen atau dokumen beredar yang dikirimkan ke pelanggan kemudian dikirimkan kembali ke perusahaan harus memiliki metode yang mudah untuk menginput nomornya, misalnya diberikan barcode yang memudahkan pengisian dengan scan saat dokumen kembali ke perusahaan.
Jika dokumen sumber ini telah selesai diproses maka perlu ditandai, sebagai contoh dokumen sumber dari tagihan dari vendor perlu diberi stempel lunas jika telah selesai dibayar. Pada aplikasi juga harus jelas mana dokumen yang sudah selesai diproses dan yang belum supaya tidak ada pemrosesan dua kali.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
