3 Way Matching pada Odoo ERP

Dalam pengawasan pengeluran kas perusahaan mengenai barang-barang yang dibelinya maka perusahaan dapat menerapkan kebijakan bahwa pembayaran dapat dilakukan jika tiga hal ini terpenuhi

1. Tagihan dari vendor sesuai dengan
2. Purchase Order dan
3. Barang yang diterima

Kita mengenal tiga syarat tersebut sebagai 3 Way Matching yang berarti vendor bill sesuai dengan purchase order dan receiver order.

Penerapan 3 way matching pada Odoo ERP adalah seperti berikut ini

1. Aktifkan 3-way matching pada Purchase Seting
   
   Pada aplikasi Purchase bagian Configirastion | Settings ini pastikan enable fitur 3-way matching purchases.
   
2. Create RFQ (Request for Quotation)
   
   Kita kemudian membuat RFQ dan kita melanjutkan melihat seting pada product yang akan dibeli.
   
3. Seting vendor bill pada product
   
   Kita masuk ke tab Purchase pada product yang akan dibeli.
   
   
   Untuk keperluan 3-way matching ini silahkan mengisi Control Policy pada Purchase ke On received quantities.
   
4. Confirm RFQ menjadi Purchase Order
   
   Kita kemudian melakukan CONFIRM ORDER untuk RFQ sehingga menjadi PO (Purchase Order).
   
5. Create bill tanpa penerimaan barang
   
   Kita kemudian membuat bill dengan CREATE BILL meskipun belum ada penerimaan barang.
   
   
   Kita kemudian memasukkan Quantity ke 6 dan klik SAVE.
   
   
   Kita kemudian melihat Other Info dan terlihat Should be paid berisi No karena tentu saja tidak perlu dibayar karena belum ada penerimaan barang.
   
6. Kembalikan ke Qty 0
   
   Kita mengembalikan Vendor Bill ke Quantity 0.
   
7. Receive Products
   
   Kita melanjutkan ke Receive Products atau penerimaan barang.
   
   
   Kita melanjutkan ke VALIDATE dan kita menerima semua barang yang kita pesan.
   
8. Masuk kembali Purchase Order
   
   Kita masuk kembali ke Receive Order.
   
   
   Kita melanjutkan ke Vendor Bills seperti gambar di atas.
   
9. Vendor bill sesuai penerimaan
   
   Kita kemudian mengisi vendor bill sesuai dengan jumlah yang diterima pada Receive Order.
   
   
   Pada Other Info tampak bahwa field Shoud be paid berisi Yes karena Vendor Bill sudah sesuai dengan Purchase Order maupun Receive Order.
   
   
   Kita kemudian melakukan VALIDATE vendor bill untuk pemrosesan lebih lanjut.
   

Contoh kedua penerapan 3 way matching pada Odoo ERP adalah seperti berikut ini

1. Duplicate PO yang baru saja kita buat
   
   Kita melakukan penyalinan dari Purchase Order yang telah dibuat.
   
   
   Kita kemudian mengubah Quantity pada RFQ yang baru ini.
   
   
   Kita melanjutkan dengan CONFIRM ORDER untuk RFQ ini menjadi Purchase Order atau PO.
   
2. Receive sebagian
   
   Kita melanjutkan dengan Receive Products.
   
   
   Kita kemudian menerima sebagian dari yang dipesan seperti gambar di atas.
   
   
   Kita melanjutkan dengan VALIDATE untuk receive sebagian ini.
   
   
   Kita memilih CREATE BACKORDER karena vendor akan mengirimkan lagi barangnya di kemudian hari.
   
3. Kembali ke document purchase order
   
   Kita masuk ke purchase order dan klik Receive
   
   
   Tampak ada satu backorder ditandai dengan status Ready.
   
4. Create bill sebagian
   
   Dari purchase order kita klik CREATE BILL.
   
   
   Kita memasukkan sesuai penerimaan.
   
   
   Pada bagian Other Info tampak Shoud be paid berisi Yes karena kita memasukkan vendor bill sesuai purchase order dan receive order.
   
5. Create bill di atas penerimaan
   
   Kita mencoba memasukkan tagihan di atas penerimaan.
   
   
   Pada Should be paid berisi Exception artinya kita tidak perlu membayar keseluruhan tagihan.
   
   
   Tampak pilihan Should be paid jika kita mengaktifkan Force Status.
   
6. Receive product
   
   Kita melanjutkan dengan RECEIVE PRODUCTS.
   
   
   Kita kemudian masuk ke backorder seperti gambar di atas.
   
   
   Kita melanjutkan dengan VALIDATE untuk sisa penerimaan dari barang yang kita pesan.
   
7. Membuat bill double
   
   Dari Purchase Order kita CREATE BILL.
   
   
   Kita memasukkan jumlah full quantity.
   
   
   Pada bagian Other Info tampak Should be paid berisi Exception karena ada penggandaan vendor bill dari yang sebelumnya sudah dibuat.
   
   
   Dari Purchase Order kita masuk ke Vendor Bills.
   
   
   Kita kemudian menghapus salah satu.
   
8. Masuk ke vendor bill
   
   Kita kemudian masuk ke vendor bill yang terisisa.
   
   
   Tampilan vendor bill.
   
   
   Tampak pada Other Info pada Shoud be paid berisi Yes karena Vendor Bill sesuai dengan Purchase Order dan juga Receive Order.

Informasi lebih lanjut silahkan mengunjungi
1. https://www.odoo.com/slides/slide/3-way-matching-628 .
2. https://www.youtube.com/watch?v=734ec2nHFvg .

Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.

Jika anda tertarik mengenai aplikasi Odoo ERP silahkan mengisi form di bawah ini